Na poptávku reagujeme mnohem rychleji

Na přibližně poloviční dobu se u výrobce plastových a hliníkových oken FenStar^® zkrátil čas potřebný ke zpracování poptávky zákazníků. Stalo se tak díky zavedení nového informačního systému na platformě Microsoft Dynamics AX. Firma, která na trhu působí 13 let, vyrobí denně několik set oken v prakticky neomezeném počtu variant. Veškerý sortiment se zhotovuje na míru a podle požadavků jednotlivých zákazníků.

Před zavedením systému na začátku roku 2006 využívala společnost roztříštěná řešení ve více systémech - podnikový systém, konstrukční software a další agendy vedené ručně v běžných kancelářských aplikacích. Stejná data, tak pracovníci zadávali do různých aplikací až čtyřikrát. Bez integrovaného vertikálního řešení do podnikového ERP neměla firma dostatečnou kontrolu nad svými procesy. V současnosti má systém 35 současně připojených uživatelů, do budoucna podnik podle IT Project Managera Tomáše Gadase počítá i s napojením zhruba stovky obchodních zástupců po celé Evropě, což umožní jejich práci se systémem přímo v terénu a zajistí i elektronický přenos zpracovaných objednávek přímo do centrálního systému. Společnost rovněž dokončuje testování propojení s konstrukčním softwarem, které by zefektivnilo výrobní procesy ve firmě.

Co jste od nového systému požadovali a proč jste se nakonec rozhodli pro řešení Microsoftu?
Již několik let jsme se snažili zrealizovat vlastní řešení pro konstrukci a výrobu oken s napojením na standardizovaný ERP systém SAP. Nicméně tuto zakázku pro nás původní dodavatel informačního systému nebyl schopen dokončit. Protože tato cesta byla neúspěšná, rozhlédli jsme se po řešení v rámci EU a vytipovali několik produktů, které by pro nás přicházely v úvahu. Současně jsme zpracovali analýzu podnikových procesů, které jsme vydefinovali do zhruba 800 bodů. Pak už jsme vybírali to řešení, které naše požadavky splní. Proto jsme se nakonec rozhodli pro řešení LuuXa od 3E Datentechnik se sídlem v německém Oberkochenu. To pro nás po prvotním neúspěchu bylo velice důležité, v Oberkochenu totiž mají významnou zákaznickou základnu a také jako jediní mají příslušné řešení skutečně napojeno na ERP systém, kterým je Microsoft Dynamics AX. Všechna ostatní řešení sice umí různým způsobem konstruovat, ale v okamžiku, kdy je chcete propojit, už se dostáváte k pouhým slibům dodavatelů. Následně jsme vybrali společnost GEMMA Systems jako implementačního partnera. GEMMA Systems má dlouholeté zkušenosti z výrobních podniků a je také Microsoft Certified Partner pro systém Microsoft Dynamics AX. Ačkoliv společnost nepůsobila přímo v našem oboru, byla ochotna se do něj pustit a vyškolit pro potřeby naše i svých budoucích zákazníků své konzultanty. Dnes disponuje nejenom zkušeným týmem v oblasti obecné výroby, ale i výroby oken.

Jaké hlavní výhody řešení přináší?
Z původního DOS řešení se dostáváme zcela do prostředí Windows. Parametrizace nového systému umožní přizpůsobit jeho nastavení tak, aby při konstrukci byly eliminovány konstrukční chyby výrobků. Ze systému dostáváme opravdu velké množství informací, které jsme dříve neměli. Vlastní generátor technické dokumentace, kde můžeme využít přibližně osm tisíc proměnných, které konstrukční systém zpracovává, je pro nás také vynikajícím nástrojem. Tím nejdůležitějším je pak tolik požadované propojení konstrukce se standardem ERP, kdy zkonstruujete výrobek a kusovník se propadne do ERP systému. Následně provádíte celé plánování v Microsoft Dynamics AX. Prostě místo několika systémů, které odděleně zpracovávají konstrukce, finance a sklady, a různých tabulek v Excelu a Access pracujete s jedním systémem. Těžko vše slovně popsat, ale vzájemné propojení systémů je až překvapivé.

Zrychlil se díky popsanému řešení obchodní proces ve firmě? Zpružnila se odezva na požadavky zákazníka?
Používání jednoho systému umožňuje, že nemusíte psát stejná data čtyřikrát, pokaždé někam jinam. Zrychlení v úvodní fázi obchodního procesu, to je zpracování poptávky a odeslání zákazníkovi, jsme zkrátili na polovinu. Zlepšování procesů ve výrobní oblasti je ještě před námi.

Nejlepší je vždy říci, že jsme ušetřili x milionů korun a návratnost je do x let. V našem případě jsme však žádné takovéto studie nedělali. Jednak by nás stály možná tolik prostředků jako implementace systému, na druhou stranu jsme o nedostatcích a potřebách věděli. Proto jsme také byli schopni vydefinovat zmiňovaných 800 procesů a funkcí, které jsme po novém řešení chtěli. Být nejlepší na trhu je cílem managementu a celé společnosti, potřebujeme tedy také nejlepší řešení v oblasti informačního systému.

Počítáte do budoucna s rozšířením stávající aplikace? Pokud ano, o které funkce?
Ano už v průběhu projektu jsme rozšířili naše řešení o modul kvality CSTB, který potřebujeme pro naše francouzské zákazníky. V nejbližším období vybavíme také vlastní obchodní zástupce v ČR a zahraničí novými prodejními moduly. Každý tak bude získávat z našeho velkého systému data a zároveň mít monost konstruovat výrobky v tomto konstrukčním systému. Tím pomůžeme významně obchodníkům a následně i sobě, protože data se převedou automaticky do systému a my je nebudeme muset přepisovat z nabídek zpracovaných v různorodých řešeních, ve kterých dnes naši zástupci po celé Evropě pracují. Další oblastí je implementace části Scan Display, kdy nahradíme papírovou výrobní dokumentaci terminály přímo u strojů s odhlašováním konkrétních operací.

Pokud se zeptáte ve FenStar, všichni obrátí oči v sloup. Od roku 2000 jsme se pokoušeli s původním dodavatelem implementovat řešení, kterému jsme věnovali spoustu času a úsilí. Bohužel dodavatel konstrukčního softwaru nebyl schopen vyvíjený program dokončit. Po několika posunutých produktivních startech jsme projekt v polovině roku 2005 ukončili a vybrali současné řešení. Základ Microsoft Dynamics AX v oblastech financí, logistiky, skladů a prodeje jsme rozběhli za 4 měsíce. Oblast konstrukčního řešení s napojením na ERP jsme zprovoznili v lednu letošního roku. Na tomto místě bych chtěl upozornit na to, že konstrukční software je široce parametrizovatelný. Implementace proto neprobíhala tak, že nám konzultanti nastavili, co jsme si řekli, nýbrž že nás na jednotlivých školeních seznámili se softwarem a jeho možnostmi přizpůsobení se našim požadavkům. Jde sice o delší cestu, na druhou stranu jsme schopni si v systému jednotlivé parametry nastavovat sami i v budoucnosti, a snížit tak náklady na podporu jeho provozu.
K této části školení zaměstnanců jsme využili program Operační rozvoj lidských zdrojů GS Profese, vypsali jsme k tomuto tématu projekt a po naplnění všech předepsaných podmínek jsme pro ně získali finanční podporu z evropského sociálního fondu a státního rozpočtu ČR prostřednictvím Ministerstva průmyslu a obchodu.