Auf Anfragen reagieren wir viel schneller

Vor der Einführung des Systems Anfang 2006 hatte die Firma die unterschiedlichsten Lösungen in mehreren Systemen genutzt – ein Betriebssystem, Konstruktionssoftware und weitere Anwendungen, die manuell in den üblichen Büroprogrammen geführt wurden. Die Mitarbeiter mussten so dieselben Daten bis zu viermal in unterschiedliche Anwendungen eingeben. Ohne eine integrierte vertikale Lösung für das betriebliche ERP-System hatte die Firma keine ausreichende Kontrolle über ihre Prozesse. Gegenwärtig sind an das System gleichzeitig 35 Nutzer angeschlossen, für die Zukunft plant das Unternehmen laut IT Project Manager Tomáš Gadas auch die Einbindung von rund hundert Handelsvertretern in ganz Europa, was deren Arbeit mit dem System vor Ort und auch die Übertragung der ausgearbeiteten Bestellungen direkt ins Zentralsystem ermöglichen wird. In der Abschlussphase befindet sich bei der Firma außerdem der Testbetrieb einer Vernetzung mit der Konstruktionssoftware, welche zu einer Effektivitätssteigerung der Produktionsprozesse in der Firma beitragen würde.

Was haben Sie von dem neuen System verlangt, und warum haben Sie sich schließlich für die Lösung von Microsoft entschieden?
Schon einige Jahren hatten wir uns bemüht, eine eigene Lösung für die Konstruktion und Fertigung der Fenster unter Anbindung an das standardisierte ERP-System von SAP zu realisieren. Doch war der ursprüngliche Lieferant des Informationssystems nicht in der Lage, diese Aufgabe für uns zu Ende zu bringen. Nach diesem Misserfolg haben wir uns EU-weit nach einer Lösung umgesehen und mehrere Produkte ausfindig gemacht, die für uns in Frage kommen könnten. Gleichzeitig haben wir eine Analyse der Unternehmensprozesse ausgearbeitet, die wir durch rund 800 Punkte definiert haben. Dann kam bereits die Wahl jener Lösung, die alle unsere Anforderung erfüllt. So haben wir uns schließlich für das System luuXa der Firma 3E Datentechnik mit Sitz im deutschen Oberkochen entschieden. Dies war für uns nach dem anfänglichen Misserfolg sehr wichtig, in Oberkochen hat man nämlich eine bedeutende Kundenbasis, und außerdem ist nur hier die entsprechende Lösung an ein ERP-System angeschlossen, und zwar an Microsoft Dynamics AX. Alle übrigen Lösungen können zwar auf unterschiedliche Weise konstruieren, aber in dem Augenblick, wo Sie sie verbinden wollen, enden Sie bei bloßen Versprechen der Lieferer. Als Nächstes haben wir die Firma GEMMA Systems als Implementierungspartner gewählt. GEMMA Systems hat langjährige Erfahrungen aus Produktionsbetrieben und ist außerdem Microsoft Certified Partner für das System Microsoft Dynamics AX. Obwohl die Firma nicht direkt in unserer Branche tätig war, war sie bereit, sich hier kundig zu machen und für unseren Bedarf wie auch für die Bedürfnisse ihrer künftigen Kunden ihre Consultants zu schulen. Heute verfügt sie über ein erfahrenes Team nicht nur im Bereich der allgemeinen Produktion, sondern auch der Fensterherstellung.

Welche Hauptvorteile bringt die Lösung?
Von der ursprünglichen DOS-Lösung gelangen wir ganz in die Windows-Umgebung. Die Parametrisierung des neuen Systems wird es gestatten, seine Einstellungen so anzupassen, dass Konstruktionsfehler bei den Produkten ausgeschlossen werden. Aus dem System erhalten wir wirklich eine große Menge an Informationen, die wir früher nicht hatten. Der eigentliche Generator der technischen Dokumentation, wo wir rund achttausend Variablen nutzen können, die das Konstruktionssystem verarbeitet, ist für uns ebenfalls ein ausgezeichnetes Hilfsmittel. Wichtigstes Instrument ist jedoch die so sehr benötigte Vernetzung der Konstruktion mit dem ERP-Standard – hier konstruieren Sie ein Produkt, und die Stückliste wird sofort im ERP-System abgelegt. Anschließend führen Sie die gesamte Planung in Microsoft Dynamics AX durch. Statt mit mehreren Systemen, die unabhängig voneinander die Konstruktionen, die Finanzen und die Lager bearbeiten, und mit verschiedenen Tabellen in Excel und Access arbeiten Sie einfach mit einem einzigen System. Es lässt sich schwer alles mit Worten beschreiben, aber die Vernetzung der Systeme ist geradezu ein Wunder.

Haben sich durch die beschriebene Lösung die Geschäftsprozesse in der Firma beschleunigt? Ist die Reaktion auf die Kundenwünsche flexibler?
Die Nutzung eines einzigen Systems bedeutet, dass Sie nicht mehr dieselben Daten viermal an unterschiedlichen Orten eingeben müssen. Die Anfangsphase eines Geschäftsfalls, also die Erstellung eines Angebots und seine Zusendung an den Kunden, haben wir auf die halbe Zeit verkürzt. Die Verbesserung der Prozesse im Produktionsbereich steht noch vor uns.

Welchen konkreten finanziellen Nutzen bringt Ihnen diese Lösung? Wie schnell amortisiert sie sich?
Am besten ist es immer, zu sagen, dass wir x Millionen Kronen eingespart haben und sich die Investition innerhalb von x Jahren bezahlt machen wird. In unserem Fall haben wir jedoch keine derartigen Studien angestellt. Zum einen hätten sie uns vielleicht ebenso viel wie die Implementierung des Systems gekostet, zum anderen kannten wir die bestehenden Mängel und unsere Bedürfnisse. Daher waren wir auch in der Lage, die erwähnten 800 Prozesse und Funktionen zu definieren, die wie von der neuen Lösung verlangten. Die Besten auf dem Markt zu sein ist das Ziel des Managements und der ganzen Firma, und daher brauchen wir auch die besten Lösungen für das Informationssystem.

Rechnen Sie für die Zukunft mit einer Ausweitung der bestehenden Anwendung? Falls ja, um welche Funktionen?
Ja, bereits in der Projektphase haben wir unsere Lösung um das Qualitätsmodul CSTB erweitert, das wir für unsere französischen Kunden brauchen. In allernächster Zeit werden wir auch unsere eigenen Handelsvertreter in Tschechien und im Ausland mit neuen Verkaufsmodulen ausstatten. Jeder wird damit zu Daten aus unserem großen System gelangen können und hat gleichzeitig die Möglichkeit, die Produkte in unserem Konstruktionssystem zu entwerfen. Dies ist eine bedeutende Hilfe für die Händler und letztendlich auch für uns, da die Daten automatisch in das System übertragen werden und wir sie nicht mehr aus den Angeboten umschreiben müssen, die unsere Vertreter in ganz Europa heute mit Hilfe der unterschiedlichsten Anwendungen erstellen. Ein weiterer Bereich ist die Implementierung des Teils Scan Display, wobei wir die Produktionsdokumentation auf Papier durch Terminals direkt bei den Maschinen mit der Rückmeldung konkreter Operationen ersetzen.

Wie lang hat die Implementierung gedauert?
Wenn Sie danach bei FenStar fragen, werden alle die Augen verdrehen. Seit dem Jahr 2000 haben wir mit dem ursprünglichen Auftragnehmer die Implementierung einer Lösung versucht, der wir viel Zeit und Energie geopfert haben. Leider war der Lieferant der Konstruktionssoftware nicht in der Lage, das in der Entwicklung befindliche Programm fertig zu stellen. Nachdem der geplante Übergang zum Echtbetrieb mehrfach verschoben werden musste, haben wir das Projekt Mitte 2005 abgebrochen und die jetzige Lösung gewählt. Die Basis Microsoft Dynamics AX in den Bereichen Finanzen, Logistik, Lager und Verkauf haben wir innerhalb von vier Monaten in Gang gebracht. Den Konstruktionsbereich mit Anbindung an das ERP-System haben wir dieses Jahr im Januar in Betrieb genommen. An dieser Stelle möchte ich darauf hinweisen, dass die Konstruktionssoftware flexibel parametrisierbar ist. Die Implementierung verlief daher nicht so, dass uns ein Consultant das eingestellt hätte, was wir uns wünschten, sondern wir wurden in einzelnen Schulungen mit der Software und den Möglichkeiten, sie unseren Bedürfnissen anzupassen, bekannt gemacht. Dies war zwar ein längerer Weg, doch sind wir nun in der Lage, uns im System auch in Zukunft die einzelnen Parameter selbst einzustellen und so die Kosten für den Support seines Betriebs zu verringern.
Für diesen Teil der Mitarbeiterschulung konnten wir Mittel aus dem Operationsprogramm Entwicklung der Humanressourcen einsetzen. Wir schrieben zu diesem Thema ein Projekt aus, und nach Erfüllung aller vorgeschriebenen Bedingungen erhielten wir hierzu eine finanzielle Förderung aus dem europäischen Sozialfonds und über das Ministerium für Industrie und Handel auch aus dem Staatsbudget der Tschechischen Republik.